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公文收發(fā)是秘書日常工作之一，如何提高公文傳收的效率和效果，是秘書工作中必須認真思考的問題。在為領導提供日常的傳收公文服務中，要以“先重要后一般”為基本原則實施公文排序。
第一，先“急件”后“平件”。一般情況下，領導每天都會在相對集中的一段時間批閱文件，領導在批件過程中可能會被電話、會見、會議所打斷，把“急件’放置在最上方，可以較好地提示領導，使得急件及時得到處理。
“急件''主要包括：某階段重點工作有關的文件，上級有關部門臨時召開的緊急會議通知是，離文件所述活動或工作的開始時間臨近的也是“急件”。對于這一類公文，秘書應當在第一時間送呈領導。對于特別緊急的文件，要做到即收即送。
第二，先“閱示件”后“閱知件”。文件按照呈送領導的目的不同可以分為“閱示件”和“閱知件”。相對而言，領導對于“閱示件”需要花費更多的時間或精力來了解事件的前因后果、來龍去脈，以便作出批示，應讓領導首先批閱這類“閱示件”。對于“閱知件”，如工作簡報、工作通報等，領導只是知曉這一情況即可，一般無需作出決策或指示，這類公文可放在相對靠后的位置。
第三，先“熱點件”后“一般件”。每個單位在不同時期都有不同的工作重點，相關的領導也會在某一時期更多地關注有關文件，這類文件的排序應當靠前。當然，“熱點”都有一定的時效性，有些事件在某一時間段是“熱點”，在別的時間段就不一定是“熱點”了，這就要求秘書要隨時關注本行業(yè)、本領域的工作紅點，對本單位的工作特別是與自身工作密切相關的領域要了然于胸。
第四，先“分管件”后“相關件”。這一點對于副職領導秘書尤其適用。一個單位的副職領導都在明確分工的基礎上分管有關工作。一般說來，他們更多地關注各自分管領域的工作，對于有關的文件也應當作出明確的指示，這就要求秘書把這類文件排在相對靠前的位置。而對于并非分管工作而只是相關工作的文件，相對而言就不如前一類“分管”那么重要，只需要領導閱知掌握即可。
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