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會議方案即會議（含活動）籌備方案，是在會議召開之前對會議各個構(gòu)成要素作出系統(tǒng)而周密地安排的會議文書。制訂和擬寫會議方案是會議籌備工作的重要內(nèi)容之一，會議方案能夠為會議的準(zhǔn)備和順利召開提供保障。重要的會議方案還可以向上級主管單位報告，使之了解會議的基本情況，成為是否批準(zhǔn)的依據(jù)。大中型會議或者重要會議一般都要事先制訂和擬寫會議方案，單位內(nèi)部召開的小規(guī)模的例會，則不需要起草專門的會議方案，可以通過簡易的會議計劃或者會議通知來預(yù)先安排好相關(guān)事務(wù)。一是預(yù)想性。會議方案是在會議召開之前對會議整個過程的各個環(huán)節(jié)所做的計劃性的預(yù)想安排，以保證會議順利召開。二是指導(dǎo)性。制訂和擬寫會議方案的最直接目的就是指導(dǎo)會議整個過程能夠按照計劃有序地進(jìn)行，按照方案來實施操作。三是操作性。要想讓會議方案能夠指導(dǎo)會議按照計劃有序地進(jìn)行，就要保證擬訂方案的各個方面都具有可行性，可以“按單操作"。會議方案的標(biāo)題一般采用“會議名稱+文種名稱”的形式，會議名稱根據(jù)實際情況可以體現(xiàn)或者省略會議召開單位的名稱，文種名稱可以寫作“方案”“籌備方案”“預(yù)案”等，如“xx公司2016年度先進(jìn)工作者表彰大會方案”。會議方案的正文一般由會議主題、會議名稱、會議時間、會議地點等內(nèi)容構(gòu)成。如何寫會議主題。會議主題即會議要研究的問題、要達(dá)到的目的。在確定會議主題的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化確定會議的具體議題。每一次會議的議題不宜過多或者過于分散。如何寫會議名稱。應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議的主題或者議題來確定會議的名稱，以便用于會議通知、會議宣傳、會議布置等。會議名稱根據(jù)需要顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位以及會議時間、屆次、地點、范圍、規(guī)模等因素。如何寫會議時間。會議時間指會議實際召開的起止時間及天數(shù)，還包括會議過程中的分階段時間和具體時間。如何寫會議地點。會議地點既指會議召開的舉辦地如某個國家、地區(qū)、城市等，也指會議活動的具體場所如某個賓館、飯店、大廈等。如何寫會議議程、日程和程序。這三項內(nèi)容并不是每次會議都必須同時具備。一般來講，規(guī)模較大、活動較多、會期較長的會議，往往同時制訂會議的議程、日程和某些單元活動的程序。如何寫會議出席范圍。根據(jù)會議的性質(zhì)和需要明確會議出席人員的范圍，確定與會代表的組成，一般分為正式代表、特邀代表、列席代表等。會議代表應(yīng)當(dāng)是與會議內(nèi)容有關(guān)的人員。如何寫會議經(jīng)費預(yù)算。一般包括場地費用，如會議場地租金、場地特殊設(shè)施租賃費用、場地裝飾費用等；交通費用，如接送站的費用、會議期間可能使用的交通費用等；食宿費用，如早餐、午餐、晚餐及特別宴請等所需費用；資料費用，如籌備、宣傳會議及完成會議議程所需的各類資料的費用；人工費用，如專家報告費用、臨時借用人員的報酬等；其它費用，如會議進(jìn)行過程中可能產(chǎn)生的一些臨時的費用。如何寫會議組織機構(gòu)。大型會議如有必要應(yīng)當(dāng)說明會議所設(shè)置的機構(gòu)，如主席團(tuán)、組織委員會、指導(dǎo)委員會、執(zhí)行委員會、秘書處、籌備組等。其中籌備機構(gòu)根據(jù)需要可以分設(shè)會務(wù)組、宣傳組、財務(wù)組、保衛(wèi)組等。一般的小型會議，只設(shè)立會務(wù)組負(fù)責(zé)全部事項。如何寫會議食宿安排。要明確會議餐飲和住宿的標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)事宜。如何寫其它事項。要明確寫明會議所需設(shè)備和工具、會議文件的范圍等。上述各項內(nèi)容在具體制訂和擬寫會議方案時，應(yīng)根據(jù)會議實際情況而有所選擇。正文內(nèi)容的表述也酌情可以詳盡或者簡略。
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