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會議作為人們聚眾議事、溝通交流、集納信息、優(yōu)化決策的一種通用形式，一直被機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所廣泛利用。如何開好會，開短會，做好會務(wù)工作，是保證會議高效的前提。一名稱職的秘書一定是一個組織會務(wù)工作的高手。
會務(wù)工作即會議的組織、保證和服務(wù)工作。一般需要有會議的領(lǐng)導(dǎo)者、參加者和服務(wù)者三個方面的努力配合。這里主要就服務(wù)者即秘書人員所做的會務(wù)工作加以論述。秘書做好會務(wù)工作的關(guān)鍵在于會前精心準(zhǔn)備；會中做好管理保證；會后及時總結(jié)反饋。
一、會務(wù)工作內(nèi)容
會務(wù)工作的繁簡，與會議的規(guī)定、內(nèi)容、級別有一定的關(guān)系，一般來說，會議越大，規(guī)格越高，會務(wù)工作的內(nèi)容也就越多，做好會務(wù)工作的難度也就越大。對于有些小型會議，僅僅發(fā)個通知，確定時間、地點，做個記錄就行，會務(wù)工作非常簡單。但對于領(lǐng)導(dǎo)層的某些決策會議，人數(shù)雖少，卻十分重要，必須做好精心準(zhǔn)備；大型和特大型會議，由于會務(wù)工作的內(nèi)容較為繁雜，需要由專門成立的會務(wù)組來組織、籌備。本文主要就一般的中型以上會議秘書人員怎樣做好會務(wù)工作加以闡述，從會前、會中、會后三個階段分別進(jìn)行論述。
（一）會前超前籌措，精心準(zhǔn)備。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！比魏螘h不管是大，是小，是長，是短，均須有目標(biāo)，有計劃，有分析，有論證，準(zhǔn)備工作必須充分。甚至可以說，會務(wù)工作的成敗，很大程度上取決于會議的前期準(zhǔn)備工作細(xì)化程度。具體應(yīng)做好以下幾方面的工作：
1.了解掌握相關(guān)信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會議議題的確定。議題或由領(lǐng)導(dǎo)提出，或由秘書人員收集，但必須把握住一個原則，就是一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)開會的真正意圖，通過開會要解決什么問題，達(dá)到什么目的。對收集到的議題要不斷進(jìn)行篩選，反復(fù)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時還要準(zhǔn)備一些預(yù)備議題，以便見縫插針，同時盡可能避免把不成熟的議題帶到會議上去。
2.做好會議的經(jīng)費預(yù)算工作。包括占場費、租金費、用品費、設(shè)備費、培訓(xùn)費、資料費、住宿費、交通費等預(yù)算。制定會議經(jīng)費預(yù)算應(yīng)本著勤儉辦會、節(jié)約辦會的原則，盡量降低會議的成本，另一方面也要有一定的彈性，注意留有余地。如果把一個只有幾十個人參加的工作會議預(yù)算經(jīng)費支出為10萬元，那就是一次失敗的會議費用預(yù)算。
3.做好會議議程、日程的制定。會議議程是對會議主要內(nèi)容所做的順序排列，應(yīng)當(dāng)簡明概略，切不可拖沓冗長。會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格式，將會議議程的各項分別固定在會議期間每天的上午、下午及晚上三個單元，使與會者一目了然，反之，就會讓與會者之間互相打聽，誰也沒有一個準(zhǔn)確的說法。舉例來說：
2月18日預(yù)備會議
2月19日正式會議
2月20日會議結(jié)束
上例的這個會議日程安排表制定得就不算很成功，因為它違反了會議日程的制定方針（應(yīng)把與與會者有關(guān)的需配合的事項準(zhǔn)確無誤地事先告之），所以在制定會議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準(zhǔn)確、無誤。
4.做好與會人員范圍的確定及會議通知的發(fā)送。注意何種規(guī)格檔次的會議由何種層次與何種身份的人參加。據(jù)我所知，現(xiàn)在社會上有些單位辦會，動不動請上一堆“名人”，根本不按會議的實際需要確定與會人員。這樣做，除了給會議的主辦單位與會議的組織者增加會務(wù)工作負(fù)擔(dān)外，什么作用也達(dá)不到。擬定與會人員名單，應(yīng)根據(jù)會議的實際需要，做到應(yīng)參加者不漏，不應(yīng)參加者不請，盡量避免以上情況的發(fā)生。在發(fā)送會議通知時，一定要注意其準(zhǔn)確性，把會議的時間、地點、對象及注意事項預(yù)先打在一張通知單上，按單通知至相關(guān)單位與個人，秘書同時需記錄下接收此會議通知的具體人員，確保信息傳遞到位。
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